はじめに

IT化とは、「情報および情報システムを活用することによって経営活動をよりよい方向に変えていくこと。また、その仕組みを作ること」と考えられます。経営活動とは、企業が保有する人・もの・金・情報等の経営資源を活用して、所定の目的を達成することで、経営管理はその活動を効果的・効率的に行なえるようにすることです。

IT活用は、経営管理の基本機能である計画、統制において重要視され、IT化とは、「情報および情報システムを活用することによって経営活動をよりよい方向に変えていくこと。また、その仕組みを作ること」と考えられます。経営活動とは、企業が保有する人・もの・金・情報等の経営資源を活用して、所定の目的を達成することで、経営管理はその活動を効果的・効率的に行なえるようにすることです。

 

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さて、本題でですが、業務をシステム化する場合でも,むやみに開発作業を行っても,満足できるシステムは構築できません。情報化の手順を整理すると,以下のような流れになります。
1.現状調査・分析
2.情報化基本計画書の作成
3.提案書作成依頼(RFP)& 見積り依頼
4.導入決定
5.情報システムの構築
6.システムテスト
7.使用手引書の作成
8.本稼働
 

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2、IT化への現状調査・分析

業務をシステム化する一番重要なステップがこの現状調査・分析です。この作業は、プロジェクトチームを作って、業務を客観的に分析し直します。

@現行の業務の流れ(業務フロー)などの手順を図式化して整理します。
   < 業務フローの例 >  (出展:ITCテキストより)

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その他整理する資料は、ハードウェア一覧・ソフトウェア一覧・ネットワーク構成図、従業員のヒアリングシート(課題、問題、要望) などです。

A組織改革などよって対処すべき点と情報システムによって解決できる点を明確にします。

3.IT化基本計画書の作成

次のステップは、現状調査・分析から導きだした分析結果と経営戦略(経営方針)を合わせて、情報化基本計画書を作成します。このステップは、実際には行なっている企業は少ないですが、ITの活用が21世紀を企業の生き残る道と認識し、自社内で作成すべきものです。しかし、中小企業では人材やスキルが不足していることが予想されるので、外部コンサルタント(ITコーディネータなど)を活用すべきです。

4.提案書作成依頼(RFP)& 見積り依頼

これからは、システム開発は外部に委託することを前提として話を進めます。
情報化基本計画が決まったら、ソフトウェアメーカーやベンダー(業者)に提案書作成(見積り含む)を依頼します。その前に作成された「情報化基本計画書」もとに、業者に説明するための資料(RFP)を作成します。この際に重要なことは、複数の業者に依頼して、必ずプレゼンテーションを行なってもらうことです。

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5.情報システムの導入決定

見積依頼した複数の業者からのプレゼンテーションを受けた提案内容と見積書から業者を選定するわけですが、この際に考慮すべき内容は以下のとおりです。この内容をチェックリスト化し業者の選定に活用することをお勧めします

・ 提案依頼の目的及び範囲について正しく理解しているか
・ システム/業務の課題は、正しく認識しているか
・ 提案内容は、経済的に実現可能な提案か
・ 提案内容は、運用面から実現可能な提案か
・ 提案内容の効果について明確な説明があるか
・ 提案内容のリスクに対する保護策は、検討されているか
・ 作業範囲、方法、進め方は明確で実現可能か
・ 体制、作業分担は明確か
・ 作業スケジュールは適切か
・ 費用は適切か(過大、過小でないか)
・ 当社への要望事項は、無理がなく明確か
・ SIの経験は豊富か
・ 見積依頼は網羅されているか
・ サポート体制は十分か   など

最新技術であろうが、2年もすれば新しい技術が出てきており、ドックイヤーと言われる昨今、陳腐化のスピードが早くなっています。しかし、システムは一度構築すると短くても5年は運用されます。このことが大きな問題であることを認識してください。5〜10年先まで付き合っていける業者を選定することが、非常に重要なポイントとなります。

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