はじめに

業務をシステム化する一番重要なステップがこの現状調査・分析です。この作業は、プロジェクトチームを作って、業務を客観的に分析し直します。

①現行の業務の流れ（業務フロー）などの手順を図式化して整理します。
　　　＜　業務フローの例　＞　　（出展：ＩＴＣテキストより）

その他整理する資料は、ハードウェア一覧・ソフトウェア一覧・ネットワーク構成図、従業員のヒアリングシート（課題、問題、要望）　などです。

②組織改革などよって対処すべき点と情報システムによって解決できる点を明確にします。

次のステップは、現状調査・分析から導きだした分析結果と経営戦略（経営方針）を合わせて、情報化基本計画書を作成します。このステップは、実際には行なっている企業は少ないですが、ＩＴの活用が２１世紀を企業の生き残る道と認識し、自社内で作成すべきものです。しかし、中小企業では人材やスキルが不足していることが予想されるので、外部コンサルタント（ＩＴコーディネータなど）を活用すべきです。

これからは、システム開発は外部に委託することを前提として話を進めます。
情報化基本計画が決まったら、ソフトウェアメーカーやベンダー（業者）に提案書作成（見積り含む）を依頼します。その前に作成された「情報化基本計画書」もとに、業者に説明するための資料（ＲＦＰ）を作成します。この際に重要なことは、複数の業者に依頼して、必ずプレゼンテーションを行なってもらうことです。

見積依頼した複数の業者からのプレゼンテーションを受けた提案内容と見積書から業者を選定するわけですが、この際に考慮すべき内容は以下のとおりです。この内容をチェックリスト化し業者の選定に活用することをお勧めします

・　提案依頼の目的及び範囲について正しく理解しているか
・　システム／業務の課題は、正しく認識しているか
・　提案内容は、経済的に実現可能な提案か
・　提案内容は、運用面から実現可能な提案か
・　提案内容の効果について明確な説明があるか
・　提案内容のリスクに対する保護策は、検討されているか
・　作業範囲、方法、進め方は明確で実現可能か
・　体制、作業分担は明確か
・　作業スケジュールは適切か
・　費用は適切か（過大、過小でないか）
・　当社への要望事項は、無理がなく明確か
・　ＳＩの経験は豊富か
・　見積依頼は網羅されているか
・　サポート体制は十分か　　　など

最新技術であろうが、２年もすれば新しい技術が出てきており、ドックイヤーと言われる昨今、陳腐化のスピードが早くなっています。しかし、システムは一度構築すると短くても５年は運用されます。このことが大きな問題であることを認識してください。５〜１０年先まで付き合っていける業者を選定することが、非常に重要なポイントとなります。

６．情報システムの構築

導入業者が決定したら契約ですが、この段階で最も注意してほしいのは「著作権」の問題です。通常は、著作権は開発業者にあり、稼働後に自社でプログラムを変更することは違法行為になります。ですから、必ず契約書に著作権の移転の項目を付加してください。
さて、次のステップはシステム構築ですが、業者からシステム本稼働までのスケジュールが提示されますので、自社の業務の都合、新システム本稼働時期、システム移行時期などを勘案してスケジュールを決定して下さい。このステップから業者が中心となって作業が進みますので、システム設計書作成の段階で仕様確認に十分に時間を掛けて検討してください。

具体的なチェック項目を以下のとおりです。
・　システム基本設計書のレビュー
・　使用するハードウェア、ソフトウェアの承認
・　システム設計書の承認と開発途中のシステムのレビュー
・　データの移行準備、データ整理
・　システム担当者、システム操作の研修　
・　システムテストの立会い
・　納品物の検収　　など

７．システムテスト

システムテストは，正確性や効率性，機能性のチェックを目的としますので、以下の内容を十分考慮してシステムテストの立会いに望んでください。

・正確性
正常なデータのもとで正常に処理が行われることをチェックすることはもちろんですが、誤ったデータが入力されたとき，それをシステムが検知して適切な対応をとっているかもチェックする。
・効率性
大量のデータの一括処理時間や入力・更新作業の応答時間などの点について，当初の目的を満たしているかチェックして運用時の処理時間を見積もる基礎データとします。

【運用・障害時のテスト】
・実際の運用を想定したテストや，障害などが発生した場合に備えたテストなども、必要に応じて行います。

８．本稼働
現状調査・分析から使用手引書の作成まで十分にチェックすれば、本稼働時点では業務に合ったシステムになるはずです。しかし、企業を取巻く環境が変化することにより、業務内容が変化していきますので、システムはこの変化に対応できる柔軟なシステムになっていなければなりません。そのためにも、想定される変化はシステム設計時に十分に考慮すべきでしょう。よくある話ですが、システムメンテナンスを業者にお願いしようと思ったら、業者の担当者が退職していてシステムメンテナンスが出来ないといった、最悪の事態を防ぐためにも信頼がおける業者を選定することがポイントになります。その他、メンテナンス契約などによって法的な安全策をとることも有効な手段といえます。